Why Is the Copyright Board Modernizing?

The Copyright Board of Canada (“the Board”) has announced the completion of Phase 1 of its Modernization Initiative that has taken place over the past four years as of May 2023. Following this, the Board released a report providing updates on the Board’s overhaul of its processes, internal policies, and organizational culture including the implementation of new Rules of Practice and Procedure that came into effect on March 1, 2023. Policies like improving efficiency, transparency, and access to justice of legal processes, all aspects of the Board’s initiatives, are often desirable changes in any context but why has the Board been prompted to take on this initiative?

Calls for Improvement

Numerous calls for Board reform have taken place over the past decade. Largely, comments have centered on improving the overall performance of the Board, especially with respect to the timeliness of its decision-making activities in particular its proceedings to set fair and equitable tariffs for various uses of musical works, sound recordings, and literary works.

The Board recognizes several empirical studies which found that, for a variety of factors, the tariff setting process was overly lengthy. A 2015 study by Professor Jeremy DeBeer showed that from 1999-2013 the Board took an average of 3.5 years to approve tariff proposals after being submitted with an average retroactivity period of 2.2 years. In 2016, the Standing Senate Committee on Banking, Trade and Commerce signalled in its report that decision-making delays were increasing to an average of 3.5 to 7 years for tariffs to be approved. Overall, the need for reform of the Board’s processes was evident.

Various groups approve of initiatives to modernize the Copyright Board. In 2017, in collaboration with the Board, the Department of Innovation, Science and Economic Development and the Department of Canadian Heritage undertook a public consultation that resulted in the submission of around 60 briefs submitted by individuals and organizations. Many of whom recognized the imperativeness of initiatives to set reasonable timelines for decisions and relatedly curtail the method of retroactive approvals occurring several years after tariff applications have been filed.

Resulting Amendments

2018 Budget Amendments

Calls for improvement were realized in part through amendments to the Copyright Act in 2018 by Bill C-86 Budget Implementation Act. These amendments were made in order to modernize the legislative framework relating to the Board in an effort to improve the timeliness and clarity of its proceedings and decision-making processes.

Specifically, amendments included:

• Codifying the Board’s mandate and establishing decision-making criteria;
• Establishing new timelines for Board matters;
• Formalizing case management of Board proceedings;
• Reducing the number of matters that must be considered by the Board;
• Streamlining procedural steps across different tariff contexts, and maintaining differences between them only when necessary;
• Amending relevant enforcement provisions; and
• Modernizing existing language and structure for greater clarity.

Amendments that establish new timelines include earlier filing dates for proposed tariffs and longer effective periods for approved tariffs, as well as powers given to the Governor in Council to make additional timelines by regulation.

Additionally, amendments to relevant enforcement provisions include the availability of statutory damages for certain parties in respect of Board-set royalty rates and enforcement of Board-set terms and conditions.

Further Consultation and Change

Subsequent to these consultations and further reports corroborating the need for improvement of the Board’s processes, the Board’s annual operating budget was increased to $4.2 million. In addition to a regulation that came into force in 2020 that set a 12 month time limit for deliberation before the Board on proposed tariffs.

Formalizing the Rules of Practice and Procedure of the Copyright Board

In February of 2022, formal Rules of Practice and Procedure for the Copyright Board were published to take effect in March 2023. At the same time, the Board also released a notice updating the practice on filing evidence.  These rules formalize practices and procedures for the Copyright Board, established in 1989, for the first time.

The new Rules of Practice and Procedure establish:

• Updated procedures on the filing of proposed tariffs and objections;
• Standardized conduct of written and oral proceedings;
• The Board’s case management practices;
• Delineation of evidence practices in proceedings;
• Processes for intervention of parties to proceedings.

Formalizing these practices and procedures is meant to streamline Board processes to provide further clarity for copyright holders and users, as well as overall efficiency.

What’s Next?

With completion of Phase 1, Phase 2 will include consolidating the results of Phase 1 over the next two full tariff filing cycles and the acceleration of backlog reduction using new tools and processes. The Board will also be reviewing other mechanisms, such as the individual cases regime and the licensing regime for the use of orphan works.

Issues highlighted during Phase 1 will also be reviewed in Phase 2 to reflect on how to protect the public interest, and how to ensure effective regulation of the copyright marketplace. Players in Canadian copyright are expected to be engaged in advancing the next review of the Canadian Copyright Act.

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Initiatives de modernisation de la Commission du droit d’auteur

Pourquoi la Commission du droit d’auteur se modernise-t-elle?

La Commission du droit d’auteur du Canada (la « Commission ») a annoncé en mai 2023 l’achèvement de la phase 1 de son initiative de modernisation en cours depuis quatre ans. À la suite de cette annonce, elle a publié un rapport présentant l’état des lieux sur la refonte de ses processus, de ses politiques internes et de sa culture organisationnelle et faisant le point sur la mise en œuvre des nouvelles règles de pratique et de procédure entrées en vigueur le 1^er mars 2023. Les politiques visant l’amélioration de l’efficacité, de la transparence et de l’accès à la justice dans les procédures judiciaires – tous des aspects des initiatives de la Commission – sont souvent des changements souhaitables dans n’importe quel contexte, mais on peut se demander ce qui a incité la Commission à entreprendre ces initiatives de modernisation. C’est la question à laquelle nous répondons dans cet article.

Appels au changement

De nombreux appels à la réforme de la Commission ont été lancés au cours de la dernière décennie. La plupart des commentaires portaient sur l’amélioration de l’ensemble de la performance de la Commission, notamment en ce qui concerne la rapidité de ses activités décisionnelles, en particulier ses procédures visant à fixer des tarifs justes et équitables pour diverses utilisations d’œuvres musicales, d’enregistrements sonores et d’œuvres littéraires.

La Commission reconnaît que plusieurs études empiriques ont conclu que, pour divers facteurs, la procédure de fixation des tarifs était excessivement longue. Une étude réalisée en 2015 par le professeur Jeremy DeBeer a montré qu’entre 1999 et 2013, la Commission a mis en moyenne 3,5 ans pour approuver les propositions tarifaires après leur soumission, avec une période de rétroactivité moyenne de 2,2 ans. En 2016, le Comité sénatorial permanent des banques et du commerce a signalé dans son rapport que les délais de prise de décision augmentaient et atteignaient une moyenne de 3,5 à 7 ans pour l’approbation des tarifs. Dans l’ensemble, la nécessité de réformer les processus de la Commission est apparue évidente.

Différents groupes approuvent les initiatives visant à moderniser la Commission du droit d’auteur. En 2017, en collaboration avec la Commission, le ministère de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique et le ministère du Patrimoine canadien ont entrepris une consultation publique qui a donné lieu à la soumission d’environ 60 mémoires par des particuliers et des organisations. Nombre d’entre eux ont reconnu le caractère impératif des initiatives visant à fixer des délais raisonnables pour rendre une décision et à limiter l’utilisation de la méthode des approbations rétroactives intervenant plusieurs années après le dépôt des demandes de fixation des tarifs.

Modifications prévues

Modifications apportées par le Budget 2018

Les appels à l’amélioration se sont concrétisés en partie en 2018 par des modifications à la Loi sur le droit d’auteur prévues par le projet de loi C-86 Loi d’exécution du budget. Ces modifications ont été apportées afin de moderniser le cadre législatif de la Commission dans le but d’améliorer la rapidité et la clarté de ses procédures et de ses processus décisionnels.

Ces modifications comprennent notamment :

• la codification du mandat de la Commission et l’établissement de critères décisionnels;
• la mise en place de nouveaux délais pour les questions relatives à la Commission;
• la formalisation de la gestion des dossiers des procédures de la Commission;
• la diminution du nombre de questions devant être examinées par la Commission;
• la rationalisation des étapes de procédure dans les différents contextes tarifaires et le maintien uniquement des différences nécessaires;
• la modification des dispositions d’application pertinentes;
• la modernisation du langage et de la structure pour plus de clarté.

Les modifications qui établissent de nouveaux délais comprennent des dates de dépôt plus précoces pour les tarifs proposés et des périodes d’entrée en vigueur plus longues pour les tarifs approuvés, ainsi que des pouvoirs conférés au gouverneur en conseil pour fixer des délais supplémentaires par voie de règlement.

En outre, les modifications apportées aux dispositions d’application pertinentes comprennent la possibilité pour certaines parties d’obtenir des dommages-intérêts prévus par la loi en ce qui concerne les taux de redevance et l’application des conditions fixés par la Commission.

Consultations supplémentaires et modification

Suivant ces consultations et d’autres rapports corroborant la nécessité d’améliorer les procédures de la Commission, le budget de fonctionnement annuel de la Commission a été porté à 4,2 millions de dollars. En outre, un règlement est entré en vigueur en 2020 établissant un délai de 12 mois pour les délibérations de la Commission sur les propositions de tarifs.

Formalisation des règles de pratique et de procédure de la Commission du droit d’auteur

En février 2022, des règles formelles de pratique et de procédure de la Commission du droit d’auteur ont été publiées pour entrer en vigueur en mars 2023. En même temps, la Commission a publié un avis mettant à jour la pratique en matière de dépôt de preuves.  Ces règles formalisent pour la première fois les pratiques et procédures de la Commission du droit d’auteur, créée en 1989.

Les nouvelles règles de pratique et de procédure mettent en place :

• des procédures à jour relatives au dépôt des propositions de tarifs et des objections;
• une conduite normalisée des procédures écrites et orales;
• des pratiques de la Commission en matière de gestion des dossiers;
• une délimitation des pratiques en matière de preuves dans les procédures;
• des procédures relatives à l’intervention de parties à l’instance.

La formalisation de ces pratiques et procédures vise à rationaliser les procédures de la Commission afin d’apporter plus de clarté aux détenteurs de droits d’auteur et aux utilisateurs, ainsi qu’une efficacité globale.

Et maintenant?

Une fois la phase 1 achevée, la phase 2 consistera à consolider les résultats de la phase 1 au cours des deux prochains cycles complets de dépôt des demandes tarifaires et à accélérer la réduction de l’arriéré à l’aide de nouveaux outils et processus. La Commission examinera également d’autres mécanismes, tels que le régime des cas individuels et le régime de licence pour l’utilisation des œuvres orphelines.

Les questions mises en évidence au cours de la phase 1 seront également examinées au cours de la phase 2 afin de réfléchir à la manière de protéger l’intérêt public et d’assurer une réglementation efficace du marché du droit d’auteur. Les acteurs du secteur du droit d’auteur canadien devraient s’engager à faire avancer la prochaine révision de la Loi sur le droit d’auteur.