The Sedona Conference Working Group recently issued some practical recommendations in their publication “Commentary on Protecting Trade Secrets in Litigation About Them”.[1] The purpose of this article is to provide a brief overview of the guidelines developed by this group and which we recommend you consider in your current and future litigation.
In litigation before the courts, several reasons may oblige one party to disclose trade secrets to another. Methods are available to frame and limit the scope of such disclosure but without these the consequences for a company could be significant.
1. Negotiate and present to the court a protective order before disclosing any trade secrets
A protective order is an agreement between the parties to the dispute regarding management of confidentiality for the entire file. In this agreement, which will be presented to and approved by the court, the parties explain how documents will be classified and who will be allowed access to the various classes of documents. The protective order is the central pillar of trade secret protection and is usually the result of substantial negotiations between the litigants’ counsel. Its purpose is to ensure that all scenarios involving the disclosure of sensitive information are covered. These negotiations also seek to establish a precise definition for the classification applicable to each level of document sensitivity, according to the circumstances of the case (e.g., “Confidential” vs. “For Lawyers’ Eyes Only”).
The Federal Court of Canada may issue a protective order under its general power to issue any order.
- It is therefore imperative to negotiate and have a protective order in place before any trade secrets are disclosed in the context of litigation since the key to the effectiveness of such a measure lies in its timing.[2]
2. Request that the court issue a confidentiality order before producing any document containing trade secrets
The fundamental open-court principle requires that all exhibits and proceedings filed in a court record be made accessible to the public. The public may include competitors of either of the parties involved. If these competitors consult the court record, this could mean the end of a company’s competitive advantage. To prevent this from happening, a party can ask the court to issue a confidentiality order to limit public access to certain documents in the court record.
As distinct from a protective order, a confidentiality order is issued, upon application by one party, by the Federal Court of Canada under sections 151 et seq. of the Federal Courts Rules.[3] In short, under a confidentiality order, documents classified as confidential in the court record are not made available to the public. Before granting such an order, the court must be convinced of the need to maintain the confidentiality of the documents or material elements, considering the public interest in court openness[4]
When litigation involves trade secrets, such an order is very important to ensure that sensitive documents are sealed and removed from publicly available records. It is important to select and identify in advance the documents subject to the confidentiality order. For example, rather than including all of the evidence in the confidentiality order, a screening exercise must first be carried out to determine which documents actually contain sensitive information.
- Before sensitive information relating to trade secrets is filed in the court record, a confidentiality order should be issued to prevent it from being accessible to the public.[5]
3. Regulate access to trade secrets by representatives of the other party
Although a protective order provides a framework for the disclosure of trade secrets to the other party, and a confidentiality order restricts public access to certain documents in the court record, the Sedona Group recommends additional precautions with respect to certain agents of the other parties, including lawyers, in-house counsel, experts and employees.
i. Other party’s lawyers and litigation counsel
In the majority of trade secret disputes, one party’s litigation lawyers must have access to the other party’s trade secrets to ensure the right to make full answer and defence. Even with a strict oath of office and the strongest of wills, the cognitive biases of a lawyer who has had access to trade secrets may influence the strategic decisions of the company to which the trade secrets are disclosed.
- It is therefore recommended that all protective orders clearly stipulate that any of the other party’s counsel or legal advisers wielding influence over the company’s strategic decisions not be granted access to any trade secrets that will be disclosed.[6]
Moreover, the possibility cannot be ruled out that a lawyer employed by the opposing party at the time of the litigation, and therefore privy to some of the other party’s trade secrets, may decide to change employment and work for another employer, who may turn out to be a competitor. As a non-party to the litigation, the lawyer’s new employer is not subject to the protective order in place between the parties, and the parties to the litigation are vulnerable to involuntary (and unintentional) disclosures of trade secrets due to labour mobility.
- Thus, it is recommended that confidentiality agreements be established between the disclosing company and the lawyers of the party who will have access to trade secrets.[7]
ii. Other party’s experts
In the context of a dispute, and more particularly a dispute over the appropriation of trade secrets, the opposing party’s experts will request disclosure of trade secrets to ensure a full and complete defence. Although they are labelled “experts” in this particular dispute, these individuals are generally in the same business as the disclosing company and may have direct links to its competitors.
Thus, it is recommended that a confidentiality agreement be established with the experts for the other party before disclosure of trade secrets.[8]
iii. Employees of the other party
There are very few circumstances where the disclosure of trade secrets to employees of another litigant is required. Such disclosure might be permitted in a rare situation where very specific knowledge is required, no independent outside expert is available, and the employee agrees to abide by the terms of a protective order.
- Before authorizing the disclosure of trade secrets to employees of another party, ensure that such exceptional disclosure is indeed warranted.[9]
Conclusion
The Sedona Conference Working Group reminds us of the basic principles needed to ensure trade secret protection in civil litigation. The Fasken team has extensive experience with the relevant law and the recommended procedures. Please feel free to contact one of our professionals:
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[1] The Sedona Conference, “Commentary on Protecting Trade Secrets in Litigation About Them”, (March 2022).
[2] The Sedona Conference, supra note 1, Guideline No. 10 & Guideline No. 11.
[3] Federal Courts Rules, SOR/98-106.
[5] The Sedona Conference, supra note 1, Guideline No. 12.
[6] The Sedona Conference, supra note 1, Guideline No. 1 & Guideline No. 2.
[7] The Sedona Conference, supra note 1, Guideline No. 3.
[8] The Sedona Conference, supra note 1, Guideline No. 4.
[9] The Sedona Conference, supra note 1, Guideline No. 5 & Guideline No. 6.
Conférence Sedona 2022 : Recommandations pratiques sur la protection des secrets commerciaux dans le cadre de litiges
Le Sedona Conference Working Group a récemment émis quelques recommandations pratiques dans leur publication « Commentary on Protecting Trade Secrets in Litigation About Them»[1]. Cet article se veut un bref survol des lignes directrices élaborées par ce groupe que nous recommandons de prendre en compte dans le cadre de vos litiges en cours et à venir.
En somme, dans le cadre de litiges devant les tribunaux, plusieurs raisons peuvent obliger une partie à devoir divulguer des secrets commerciaux à une autre. Des méthodes sont disponibles pour encadrer et limiter la portée d’une telle divulgation, sans lesquels les conséquences pour une entreprise pourraient être significatives.
1. Négocier et présenter au tribunal une ordonnance conservatoire en amont de toute divulgation de secrets commerciaux
L’ordonnance conservatoire est l’entente qui intervient entre les parties en litige relativement à la gestion de la confidentialité pour l’ensemble du dossier. Dans cette entente, qui sera présentée et approuvée par le tribunal, les parties expliquent la classification des documents ainsi que les personnes pouvant avoir accès aux différentes classes de documents. L’ordonnance conservatoire est le pilier central de la protection des secrets commerciaux et elle est généralement le fruit de négociations substantielles entre les avocats des parties en litige, le tout pour s’assurer de couvrir l’ensemble des scénarios touchant la divulgation de renseignements sensibles. Ces négociations visent également à définir avec précision la classification applicable à chaque degré de sensibilité des documents, selon les circonstances de l’affaire (e.g., « Confidentiel » vs « For Lawyers’ Eyes Only »).
La Cour fédérale du Canada peut émettre une ordonnance conservatoire en vertu de son pouvoir général d’émettre toute ordonnance.
- Il est donc impératif de négocier et d’avoir une ordonnance conservatoire en place avant toute divulgation de secrets commerciaux dans le cadre d’un litige, puisque la clé de l’efficacité d’une telle mesure se trouve dans son timing.[2]
2. Demander au tribunal l’émission d’une ordonnance de confidentialité avant la production de tout document contenant des secrets commerciaux
Le principe fondamental de la publicité de la justice oblige à ce que l’ensemble des pièces et procédures déposées à un dossier de cour soient rendues accessibles au public. Ce public peut ainsi comprendre des concurrents de l’une ou l’autre des parties impliquées. Ainsi la consultation du dossier de cour par ces concurrents pourrait signifier la fin de l’avantage concurrentiel d’une entreprise. Pour éviter que ça ne se produise, une partie peut demander au tribunal l’émission d’une ordonnance de confidentialité afin de limiter l’accès du public à certains documents du dossier de cour.
Se distinguant de l’ordonnance conservatoire, l’ordonnance de confidentialité est émise, sur demande d’une partie, par la Cour fédérale du Canada en vertu des articles 151 et suivant des Règles des Cours fédérales[3]. En bref, l’obtention d’une ordonnance de confidentialité permet d’empêcher le public de consulter les documents classés confidentiels dans le dossier de cour. Pour en accorder l’émission, la cour doit être convaincue de la nécessité de conserver le caractère confidentiel des documents ou éléments matériels considérant l’intérêt du public à la publicité des débats judiciaires.[4]
Dans le contexte d’un litige impliquant des secrets commerciaux, une telle ordonnance est très importante pour que les documents sensibles soient mis sous scellés et retirés des dossiers pouvant être consultés par le public. Il est important de sélectionner et identifier en amont les documents tombant sous le couperet de l’ordonnance de confidentialité. Par exemple, plutôt que d’inclure l’ensemble de la preuve à l’ordonnance de confidentialité, un exercice de tri doit préalablement être effectué pour déterminer les documents contenant réellement des renseignements sensibles.
- Avant que des informations sensibles relativement aux secrets commerciaux soient produites au dossier de la cour, une ordonnance de confidentialité devrait être émise pour éviter que celles-ci soient accessibles au public.[5]
3. Encadrer l’accès aux secrets commerciaux des représentants de l’autre partie.
Bien que l’ordonnance conservatoire permette de baliser la divulgation des secrets commerciaux à l’autre partie et que l’ordonnance de confidentialité permette de restreindre l’accès du public à certains documents du dossier de cour, le groupe Sedona recommande d’adopter des précautions additionnelles à l’égard de certains agents des autres parties, notamment les avocats, les conseillers juridiques internes, les experts et les employés.
i. Les avocats et conseillers juridiques du contentieux d’une autre partie
Dans la majorité des litiges à propos de secrets commerciaux, les avocats du contentieux d’une partie doivent avoir accès aux secrets commerciaux de l’autre partie pour garantir le droit à une défense pleine et entière. Même avec un serment professionnel strict et une volonté de fer, les biais cognitifs d’un -avocat ayant eu accès aux secrets commerciaux pourraient avoir une influence sur les décisions stratégiques de l’entreprise à qui sont dévoilés des secrets commerciaux.
- Ainsi, il est recommandé que toute ordonnance conservatoire prévoie impérativement que l’avocat ou le conseiller juridique de l’autre partie qui détient une influence au niveau des décisions stratégiques de l’entreprise ne puisse se voir accorder l’accès aux secrets commerciaux qui seront dévoilés.[6]
De plus, il n’est pas exclu qu’un avocat, qui au moment du litige est un employé de la partie adverse, et qui aura eu un accès à des secrets commerciaux de l’autre partie, décide de changer d’emploi et d’aller travailler pour un autre employeur, qui pourrait s’avérer être un compétiteur. Comme tiers au litige, le nouvel employeur de cet avocatn’est pas assujetti à l’ordonnance conservatoire en place entre les parties et les parties au litige sont vulnérables aux divulgations involontaires (ou non) de secrets commerciaux en raison de la mobilité de la main d’œuvre.
- Ainsi, il est recommandé de mettre en place des ententes de confidentialité entre l’entreprise qui divulgue et les avocats de la partie qui auront accès aux secrets commerciaux.[7]
ii. Les experts de l’autre partie
Dans le cadre d’un litige et plus particulièrement un litige entourant l’appropriation de secrets commerciaux, les experts de la partie adverse vont requérir la divulgation de secrets commerciaux pour assurer une défense pleine et entière. Bien qu’ils portent le titre d’« expert » dans le cadre de ce litige particulier, ils sont généralement des acteurs du même milieu commercial que l’entreprise divulgatrice et sont peut-être liés directement à ses concurrents directs.
- Ainsi, il est recommandé de mettre en place une entente de confidentialité avec les experts de l’autre partie avant la divulgation de secrets commerciaux.[8]
iii. Les employés de l’autre partie
Il existe très peu de circonstances ou la divulgation de secrets commerciaux aux employés d’une autre partie au litige soit requise. Une telle divulgation pourrait être autorisée dans une rare situation où une connaissance très spécifique est requise, qu’aucun expert externe indépendant n’est disponible et que l’employé accepte de se conformer aux termes d’une ordonnance conservatoire.
- Avant d’autoriser la divulgation de secrets commerciaux aux employés d’une autre partie, assurez-vous qu’une telle divulgation est exceptionnelle et justifiée.[9]
Conclusion
Le groupe de travail de la conférence Sedona rappelle des principes de bases pour assurer une protection des secrets commerciaux dans le cadre de litiges civils. L’équipe Fasken dispose d’une
expérience approfondie des procédures pertinentes recommandées– n’hésitez pas à contacter l’un de nos professionnels :
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[1] The Sedona Conference, « Commentary on Protecting Trade Secrets in Litigation About Them», (March 2022).
[2] The Sedona Conference, précité note 1, Guideline No. 10 & Guideline No. 11.
[3] Règles des Cours fédérales, DORS/98-106.
[5] The Sedona Conference, précité note 1, Guideline No. 12.
[6] The Sedona Conference, précité note 1, Guideline No. 1 & Guideline No. 2.
[7] The Sedona Conference, précité note 1, Guideline No. 3.
[8] The Sedona Conference, précité note 1, Guideline No. 4.
[9] The Sedona Conference, précité note 1, Guideline No. 5 & Guideline No. 6.
Jules Arsenault joined Fasken in summer 2021 after completing his Bachelor of Laws and MBA at Université de Sherbrooke. Having successfully completed his Barreau du Québec professional training, he is currently working towards a Master of Laws, Taxation option, at HEC Montréal.
Nicolas Charest graduated from McGill University with a joint civil law and common law degree and a minor in art history. He also studied abroad at Université Paris II Panthéon-Assas and Université de Reims. He joined Fasken during the summer of 2017.
Jason Markwell is a leading intellectual property litigator in Canada. He represents domestic and multinational corporations in a wide-range of industries, including life sciences, technology, financial services, manufacturing, mining and energy. He is well-known for his work on behalf of innovative pharmaceutical and biotechnology companies in patent infringement and regulatory disputes. He also provides advice in regard to the protection and enforcement of trade marks, copyright and trade secrets.